Q&A
2024/11/21
問い合わせ急増時におけるチーム機能の維持方法

8名のサポートチームを率いています。新プラン開始後、月間の問い合わせ件数が先月比300%増。平均返信時間は48時間を超えて、かなり厳しい状態です。
FAQページはすでに50件以上、チャット自動応答も実装しています。それでも料金や基本機能に関する質問が大半を占める状況です。秋までに増員予定ですが、目の前の課題に手を打ちたい。
これまで似たような状況を乗り越えてきた方、即効性のある対応策を共有いただけないでしょうか。特に返信スピードの改善につながる取り組みに興味があります。

#お問い合わせ
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匿名

さんの回答
2024/12/18
マニュアルに書いてあるのに、FAQに載せてあるのに、チャットボットで応えられるのに、というやつですね。
とはいえ「問い合わせ元がこちらの意図した自己解決系のサポートチャネルを全然つかってくれない!」というわけではなく、問い合わせの母数が増えたことによって、相対的に有人対応チャネルに流れてくる物が増えた、というだけなので、自己解決系のチャネルの継続的な改善は、諦めずに地道に続けると良さそうですね。

「返信スピードの改善に即効性のある対応策」と言うことは
問い合わせフォームから受けて、メールで返すサポートかな?
と思えたので、そのテイで私ならどうするか、ですが
既にFAQがあるということなので、回答文面をテンプレ化したり
FAQ記事URLリンクを多用したりして1件あたりの
作業負荷/作業時間を最小化していくと思います。
こういうのって地味ですが即効性ありますし
効果も確実に出やすいのでおすすめですー!

ご参考になれば!
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末藤 茜

さんの回答
2024/12/02
CS HACK CS HACK

堀内 秀亮

さんの回答
2024/12/01
定型的な回答のみで済む案件ということでしょうか。

その場合は、弊社では①使用ツールの機能を用い一度特定のステータスに集める②同じ回答で済む案件か確認後、そのステータスのお問い合わせに一括操作で回答を入れる、という方法を使っています。

例:あるFAQの内容だけで返せる→すべて「保留中/Aさん」にステータス変更→Aさんが一括で回答を入力

どのような体制でされているか(使用ツール等)不明なため的外れでしたらすみません。
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